Sekretess och villkor

Inledning

Din integritet är viktig för oss, därför har vi upprättat denna integritetspolicy som beskriver hur vi hanterar och skyddar dina uppgifter, samt dina rättigheter.

Personuppgiftsansvariga

Notar Sverige AB, organisationsnummer 556783–6316, med adress Artillerigatan 42, 114 45 Stockholm är en franchisegivare (i löpande text nedan benämnda Notar Sverige). Verksamheten består av franchisetagare, lokala mäklarkontor (i löpande text nedan benämnda Mäklarkontor).

Notar Sverige AB och/eller verksamhetens samtliga Mäklarkontor är personuppgiftsansvariga och hanterar dina uppgifter i enlighet med gällande integritetslagstiftning.

Kontakter till ditt lokala mäklarkontor hittar du på https://www.notar.se/kontakta-oss

Kontakt till huvudkontoret:
E-post: info@notar.se
Telefon: 0200- 275 275

Brev med postbefordran:
Personuppgiftsansvarig, Notar Sverige Artillerigatan 42, 114 45

Vem samlar personuppgifterna?

Du kan direkt eller indirekt komma att lämna ut dina personuppgifter till Notar Sverige och/eller Mäklarkontor. Det kan ske i samband med förmedling av bostad, visat intresse för en bostad, när du använder webbsidor och tjänster som ingår i webbplats som administreras av Notar Sverige eller när du på andra sätt kommer i kontakt med oss i telefon, e-post eller på våra visningar.

Vad är en personuppgift och vilka personuppgifter samlar vi in?

En personuppgift är varje upplysning som direkt eller indirekt kan knytas till en fysisk levande person. Exempel på personuppgifter är namn, adress, lokaliseringsuppgift, person- eller annat identifikationsnummer, telefonnummer, e-postadress, IP-adress och bild.

De personuppgifter vi samlar in är främst är de personuppgifter som du själv lämnar till oss när du säljer eller köper en bostad med oss, använder våra digitala tjänster, anmäler ditt intresse för en bostad, skapar en bostadsbevakning, går på visning eller anmäler dig för nyhetsbrev.

Det kan hända att du tar kontakt med oss via vår växel, e-post, sociala medier, vid besök på våra visningar av bostäder, på våra kontor, eller via webbplatsen. Data som skapas när du använder någon av våra tjänster eller kommer i kontakt med oss på ovan nämnda kontaktvägar kan komma att spara uppgifter om dig som behövs för att hjälpa dig och lösa ditt ärende, som till exempel boka en visning. Sådan personuppgift kan t.ex vara namn, telefonnummer, adress, eller e-postadress. Detsamma gäller om du kontaktar oss för att fråga om eller beställa någon annan tjänst från oss, tex avseende annonsering eller våra visningar där dina personuppgifter kan komma att sparas i din egenskap av kontaktperson.

Viss information inhämtar vi även för att uppfylla krav i mäklarlagstiftningen i samband med förmedling av bostad, denna information är framför allt hänförlig till dig och din bostad. Personuppgifterna kan bestå av namn, personnummer, telefon, e-post, kontonummer och uppgifter om lån. Det kan också vara bilder, adress och annan information som framgår bl.a. av offentliga register.

Dina aktiviteter på vår webbsida och sociala medier och när du använder våra digitala tjänster ger oss uppgifter om hur du navigerar i tjänsten, vilken typ av bostad och ort du är intresserad av. Vi kan också få information från våra samarbetspartners, t.ex. kan en annonsör ge oss information om vad som hände efter att du klickat på en annons om en bostad eller annat som visades på vår webbsida.

Uppgifter som samlas in från någon annan än dig själv

Det kan vid anmälan till visning av bostad eller till vår tjänst alternativt vid förmedling av bostad förekomma att en intressent eller köpare/säljare lämnar personuppgifter om andra personer antingen i samband med gemensamma besök till visning av bostad eller förmedling av bostad.

Vi förutsätter att den som lämnar uppgifterna har samtycke att lämna dessa uppgifter från den det berör. För att hålla dina personuppgifter uppdaterade och korrekta kan vi behöva inhämta uppgifter från privata och offentliga register.

Hantering och lagring av personuppgifter

Vi använder olika IT-tjänster och IT-system i vår verksamhet. Internt hanterar vi personuppgifter i vårt förmedlings- och försäljningssystem och i vår kunddatabas. Vissa av dessa system lagrar information i hårdvara som är installerad lokalt hos oss och då är det endast vår personal som har tillgång till uppgifterna. Vissa uppgifter är lagrade hos våra externa molntjänstleverantörer och konsulter eller i molnlösningar och innebär att vi överför personuppgifter till leverantören, i sådant fall är leverantören vårt personuppgiftsbiträde som behandlar uppgifterna på vårt uppdrag och uteslutande enligt instruktioner och krav för behandlingen av personuppgifter.

Samarbeten

Notar Sverige har verksamheten via mäklarkontor (franchisetagare) och samarbetspartners. För att erbjuda boenderelaterade tjänster och produkter som mäklartjänster, bolån, el, försäkringar med mera delar vi personuppgifter till bolag inom Notar Sverige-koncernen och våra samarbetspartners. Behandlingen stödjer sig på en intresseavvägning och är nödvändig för att tillgodose Notar Sverige och franchisebolag inom koncernen samt våra samarbetspartners berättigade intresse av att erbjuda dig boenderelaterade tjänster och produkter. Vi säljer aldrig dina uppgifter till någon utomstående part. Däremot kan vi komma att dela dem med våra samarbetspartners i de fall som vår partner levererar en tjänst eller produkt som en del av vårt erbjudande (t ex fotografering av bostaden, bolån, elavtal mm) eller att du som kund beställt en tilläggstjänst (t ex besiktning).

Syfte och ändamål för vår behandling

Det övergripande syftet med vår behandling av dina personuppgifter är att kunna administrera din tillgång till, och din användning av, våra tjänster och för att utveckla och förbättra vår verksamhet och din kundupplevelse.

När du har träffat ett avtal, reserverat plats för visning av bostad, lämnat ett anbud på en bostad eller svarar på en förfrågan eller bokat ett möte med oss använder vi dina personuppgifter för att skicka bekräftelse på det saken avser. Sådana utskick sker till den e-postadress eller mobilnummer du lämnat. Vi kan också använda uppgifterna för att ge dig information om kommande visningar eller erbjudanden eller för att ställa frågor om ditt besök efter det att detta avslutats. Personuppgifter används också av oss för att vi ska kunna uppfylla våra rättsliga förpliktelser, t.ex. avseende redovisning.

Utveckling av våra tjänster

Vi kan komma att använda personuppgifter för att analysera och för att kunna utveckla och förbättra våra erbjudanden och tjänster. Detta gäller framför allt våra digitala tjänster, där vi analyserar användarbeteende för att förbättra våra funktioner och presentationen av dessa i syfte att göra dem mer användarvänliga. Det görs främst genom analyser av anonymiserade uppgifter på aggregerad nivå, men i undantagsfall kan personuppgifter komma att användas då detta är relevant. Vi kan använda information om våra användare för s.k. personifiering. Det innebär att vi använder uppgifter som samlat in om dig och din användning av våra tjänster för att påverka hur innehållet på webbplatsen ser ut när du besöker oss eller för att via e-post, sms eller på annat sätt ge dig rekommendationer, anpassade tjänster och relevanta annonser baserat på dina intressen och dina val när du använt våra tjänster. Det kan vara rekommendationer om bostäder eller tjänster som baseras på vad du har besökt eller som andra användare har visat intresse för. För denna personifiering använder vi också cookies, se vår information på https://www.notar.se/information/cookie-policy

Marknadsföring

Kunduppgifter kan komma att användas i marknadsföringssammanhang av Notar Sverige, mäklarkontor eller företag utanför koncernen som Notar samarbetar med för direktmarknadsföring eller annan reklam via post, e-post eller SMS. I vissa fall delar vi uppgifter med våra samarbetspartners för att de exempelvis ska kunna anpassa erbjudanden och marknadsföring efter dig. Vi ingår personuppgiftsbiträdesavtal för att säkerställa att sådana samarbetspartners behandlar uppgifter i enlighet med tillämplig integritetsskyddslagstiftning. Är du köpare eller säljare kan det hända att vi tar kontakt med dig för att följa upp din affär eller höra om du är i behov av hjälp med en värdering eller liknande. Kontakten kan ske via e-post, telefon eller sms. Inför utskick av nyhetsbrev kan dina personuppgifter (namn, e-post) komma att överföras till Ungupped (digital kommunikationsplattform med verktyg för utskick av nyhetsbrev) och Qedro (CRM system) och raderas från dessa system direkt efter utskick.

Behandling, rättsliga grunder och radering

Dina personuppgifter kan behandlas på olika rättsliga grunder, t.ex. för att kunna fullgöra vårt avtal med dig som kund, genom ett lämnat samtycke från din sida eller grundat på en intresseavvägning. Det innebär att även om du återkallar ditt samtycke och detta upphört, kan dina personuppgifter fortsatt komma att behandlas baserat på en annan rättlig grund. Samma personuppgift kan sparas på olika ställen för olika ändamål. En uppgift som gallrats ur ett system kan finnas kvar i ett annat system där den lagras med stöd av en annan laglig grund eller för ett annat ändamål där personuppgiften fortfarande behövs. Dina personuppgifter lagras inte längre än det är nödvändigt för att kunna uppfylla ändamålen se policyn nedan. Lagring/gallring är olika lång tid beroende på vad uppgifterna ska användas till och våra skyldigheter enligt lag. Det innebär att olika personuppgifter kommer att sparas olika länge. Vissa personuppgifter måste vi spara under längre tid för att uppfylla våra rättsliga förpliktelser. Vi anger nedan den lagringstid som tillämpas. Dina personuppgifter raderas eller anonymiseras när de inte längre är relevanta för de ändamål som de har samlats in för.

Din rätt att få information om vad som finns registrerat

Du har rätt att från oss begära ut information om vilka uppgifter vi har registrerade om dig och för vilket ändamål dessa sparats. Kontaktuppgifter för sådan begäran hittar du under punkten ”Personuppgiftsansvariga”. Vid en informationsbegäran om vilka uppgifter vi har registrerade kommer vi för att skydda din integritet kräva att du på lämpligt sätt kan styrka din identitet. Du kan också besöka en av våra lokala kontor där du via lämplig identifiering kan styrka din identitet och få ett registerutdrag.

Rätt till rättelse, återkallelse av samtycke och radering

Du har rätt att begära att felaktiga personuppgifter som vi har om dig ska rättas. Om personuppgifterna inte längre är nödvändiga för det ändamål de samlats in eller du återkallat ditt samtycke på vilket behandlingen grundar sig (se nedan), har du också rätt att begära att personuppgifterna ska raderas. I den mån vår behandling av dina personuppgifter grundar sig på ett lämnat samtycke från din sida, har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. Vid återkallelse kommer vi att radera de personuppgifter och upphöra med den behandling som omfattas av samtycket. Det kan hända att vår behandling baseras på fler rättsliga grunder. Det innebär att även om du återkallar ditt samtycke kan personuppgiften ändå finnas kvar hos oss för andra ändamål baserat på en annan rättslig grund.

Rätt att göra invändningar, bl.a. mot direktmarknadsföring

I den mån vår behandling av dina personuppgifter baserar sig på en intresseavvägning, har du rätt att göra invändningar mot vår behandling. Du har också rätt att begära att de personuppgifter vi har sparat om dig inte får användas för direktmarknadsföring.

Rätt till dataportabilitet

Du har rätt att begära att sådana personuppgifter som du själv lämnat till oss ska överföras till annan personuppgiftsansvarig i maskinläsbart format.

Ändringar i personuppgiftspolicyn

Denna personuppgiftspolicy kan komma att uppdateras från tid till annan. Den senaste versionen hittar du alltid på https://www.notar.se/information/sekretess-villkor

Tillsynsmyndighet

Du har alltid rätt att framföra klagomål om vår behandling av dina personuppgifter till en tillsynsmyndighet som i vårt fall är Integritetsskyddsmyndigheten. För kontaktuppgifter se www.imy.se.

Vi anger nedan den lagringstid för dina personuppgifter som vi tillämpar.

Behandling av personuppgifter för spekulanter

Behandling av personuppgifter för köpare & säljare

Vem samlar in dina uppgifter och vilka delas uppgifterna med?

Spekulanter:

Köpare & säljare: